Compliance laboral
La implementación del compliance laboral en una empresa supone integrar la cultura del cumplimiento normativo dentro de la organización, con un enfoque multidisciplinar y con la participación de diversos profesionales.
Para ello, se deben definir las premisas de la política de compliance tales como: el reparto de las funciones y competencias, la función del compliance, la formación del personal, etc. Ello implica un estudio y análisis de los riesgos para intentar erradicarlos o minimizarlos.
Los pilares de un sistema de cumplimiento normativo deben ser la prevención, la detección y la intervención.
La norma UNE 19604 establece las premisas y sugerencias para establecer un adecuado sistemas de compliance sociolaboral.
Dentro de los documentos y protocolos que se redactan en el seno de una empresa para el cumplimiento normativo en el ámbito laboral, debemos destacar:
El CÓDIGO ÉTICO
Es el documento que establece los valores que deben regir la actuación de la empresa y de todos sus empleados para garantizar los principios de ética empresarial y transparencia. Tal documento es fruto del poder de dirección del empresario.
Dicho código ético o de buenas prácticas debe servir para evitar conductas irregulares que puedan acarrear la responsabilidad penal de la empresa. Por ello, goza de un carácter vinculante dentro de la compañía y con los terceros que se hayan comprometido a su cumplimiento.
Es conveniente que la empresa imparta jornadas de formación para que los empleados conozcan con detalle el contenido de tal Código y que los destinatarios acepten su cumplimiento de forma expresa.
En este sentido, desde nuestra experiencia se debe velar para que cada uno de los miembros de la empresa confirme el acceso a tal Código, su aceptación y verifique su comprensión. Para ello, se puede incorporar tal Código al contrato de trabajo.
Respecto al contenido de tal Código, es recomendable que establezca, entre otros:
- Los principios y valores éticos (como pueden ser el respeto a la legalidad, a los derechos humanos, a las personas y la igualdad de oportunidades dentro de la Compañía).
- Las relaciones entre los empleados, las relaciones con los proveedores.
- La contratación de familiares.
- La política de regalos o comisiones.
- La protección de datos.
- La información sobre el canal de denuncias de posibles irregularidades.
PROTOCOLO CONTRA EL ACOSO
Actualmente, es obligatorio que todas las empresas cuenten con un protocolo por acoso y ello, para poder identificar qué conductas son acoso, cómo y dónde pueden acontecer.
El incumplimiento de gozar de un protocolo de acoso implica una infracción grave y ante ello, acarrear a la empresa de la oportuna sanción.
En el protocolo de acoso se deben identificar qué conductas implican un acoso, quien puede denunciar, dónde puede suceder y cómo se puede denunciar (lo ideal, es establecer dentro de la Compañía un canal de denuncias). Además, se recomienda prevenir las conductas de acoso a través de la correspondiente formación y sensibilización de las personas trabajadoras.
Las denuncias de acoso se deben tratar de manera ágil y confidencial, designando a un instructor y a una Comisión para la fase de investigación. El procedimiento finaliza con una resolución que establece la existencia o inexistencia del acoso, posibles medidas disciplinarias y en su caso, recomendaciones.
En este contexto, no se puede perder de vista la importancia de preservar la salud física y psicológica de las personas trabajadoras y el principio que rige en nuestro ordenamiento jurídico de “presunción de inocencia”. En este sentido, es frecuente que las personas trabajadoras confundan un acoso laboral con una situación puntual de conflicto y ante ello, antes de atribuir a otra persona un acoso en el ámbito laboral es conveniente asesorarse por un profesional experto en acoso laboral, acoso sexual y acoso por razón de sexo que pueda discernir si los correspondientes hechos constituyen acoso y qué medidas se deben adoptar.
PROTOCOLO DE UTILIZACIÓN DE MEDIOS DE GEOLOCALIZACIÓN
En los puestos de trabajo en los que el empresario utiliza los medios de geolocalización para el control laboral de las personas trabajadoras es muy recomendable establecer un conjunto de normas internas que regulen tal utilización.
En este sentido, con el establecimiento de un conjunto normativo que regule, entre otros, cómo se lleva a cabo dicho mecanismo de control de geolocalización, cómo se debe avisar a las personas trabajadoras y a su representación legal de su utilización, las empresas garantizan que la utilización de dicho mecanismo de control sea lícito y no pueda ser cuestionado en un procedimiento judicial (por ejemplo, en un procedimiento de despido).
La licitud de un sistema de geolocalización exige el deber de información a las personas trabajadoras y a sus representantes y ello, de forma previa, expresa, clara e inequívoca sobre la existencia y tipos de estos sistemas. Si no se cumple con este deber, el uso de la geolocalización es nulo y las pruebas obtenidas no son legítimas.
La geolocalización solo debe ser utilizada por el empresario dentro de la jornada laboral, ya que lo contrario podría vulnerar los derechos fundamentales de la persona trabajadora (como el derecho a la intimidad).
PROTOCOLO SOBRE LA UTILIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA Y GRABACIÓN DEL SONIDO
Para que la utilización de los sistemas de videovigilancia y de grabación del sonido surtan plenos efectos en el ámbito laboral y sirvan de forma lícita para el control de la actividad laboral se debe de informar a las personas trabajadoras y a su representación legal sobre su existencia y finalidad.
Ante ello, es conveniente implantar en la empresa un protocolo que fije toda la información necesaria respecto a la utilización de dichos medios y ello, en aras a preservar la protección de datos y la intimidad de las personas trabajadora.
La utilización de dichos sistemas debe regirse por los principios de idoneidad, necesidad, proporcionalidad, y justificación de las medidas de control. Esto supone que la medida de usar dichos sistemas debe ser adecuada para la finalidad pretendida, que no existe otro medio menos lesivo, y que el beneficio de la medida supera los perjuicios a la intimidad de la persona.
En este contexto y en el marco de una relación laboral, el empresario no necesita el consentimiento explícito de la persona trabajadora y ello, siempre que se hayan cumplido los requisitos de información adecuados.
PROTOCOLO DE UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS DIGITALES Y DISPOSITIVOS
Tras la implantación del teletrabajo cobra especial importancia la necesidad de regular internamente en las empresas la utilización de las herramientas digitales y de los correspondientes dispositivos y ello, a través de un conjunto de reglas establecidas por el empleador en aras a regular, entre otros, las expectativas de privacidad de la persona trabajadora y garantizar su derecho a la intimidad, a establecer los usos permitidos y el periodo de tiempo en el que el uso está permitido.
Con la implantación de este tipo de protocolos se evitan las prácticas abusivas por parte de las personas trabajadoras y las empresas pueden controlar el uso de los dispositivos.
En los supuestos en los que se permita el uso privado de los dispositivos, el protocolo debe fijar de forma precisa los usos autorizados y las garantías para preservar la intimidad de las personas trabajadoras. En la práctica, aconsejamos que no se permita el uso particular de tales dispositivos y herramientas.
